Управление запасами — один из ключевых процессов в деятельности любого предприятия, связанного с производством, торговлей или логистикой. Недостаток или избыток запасов могут привести к финансовым потерям, перебоям в производстве или снижению уровня обслуживания клиентов.

1С:ERP Управление предприятием предоставляет мощные инструменты для аналитики и формирования отчетности по запасам, помогая компаниям оптимизировать складские процессы. В этой статье мы рассмотрим рекомендации по настройке и использованию аналитики и отчетности по запасам в 1С:ERP.

ЗАЧЕМ НУЖНА АНАЛИТИКА ЗАПАСОВ?

Аналитика и отчетность по запасам позволяют:

• Контролировать остатки товаров и материалов на складах.
• Оптимизировать закупки и избежать излишков или дефицита.
• Анализировать оборачиваемость запасов для повышения эффективности использования ресурсов.
• Снижать затраты на хранение и минимизировать потери от неликвидов.

1С:ERP помогает автоматизировать эти задачи, предоставляя актуальную информацию в удобном формате.

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ 1С:ERP ДЛЯ РАБОТЫ С ЗАПАСАМИ. 

1С:ERP предоставляет комплексный подход к управлению запасами, позволяя отслеживать их количество, стоимость и движение в реальном времени. Основные функции включают:

1. Анализ остатков
Оценка текущего состояния запасов: сколько товара есть на складах, в каких объемах и по каким категориям. Это позволяет выявить излишки, дефицит или неликвиды.

2. Анализ движения
Изучение поступлений, отгрузок, перемещений и списаний за определенный период. Такой подход помогает понять динамику запасов и выявить узкие места в логистике.

3. Оборачиваемость
Расчет скорости, с которой запасы превращаются в продажи. Высокая оборачиваемость говорит о хорошем спросе, низкая — о необходимости пересмотра ассортимента.

4. Прогнозирование спроса
На основе исторических данных и текущих трендов аналитика позволяет спрогнозировать будущие потребности в запасах, что особенно важно для сезонных товаров.

В программе реализован складской и финансовый учет остатков ТМЦ (товаров, материалов, полуфабрикатов, готовой продукции). Складской учет ведется по всему предприятию в целом в количественном выражении. Финансовый учет ведется в разрезе организаций в количественном и суммовом выражении.

Контроль складских остатков является одной из ключевых функций оперативного управления торговым или производственным предприятием. Такой контроль, в частности, решает задачу своевременно предупредить менеджеров при попытке оформить распоряжение на расход со склада ТМЦ в количестве, превышающем фактический товарный остаток и исключить тем самым все последующие организационные проблемы с исполнением такого распоряжения. 

Контроль остатков в складском учете по конкретному складу определяется установкой флагов

• Контролировать свободные остатки на закладке Основное

• Контролировать оперативные остатки на закладке Ордерная схема и структура в карточке склада (НСИ и Администрирование – НСИ – Склады и магазины)

При оперативном проведении финансовых документов выполняется контроль текущих (оперативных) остатков. Это основной рекомендуемый порядок работы.

Для эффективного управления запасами используются различные виды отчетов. Вот наиболее популярные из них:

 

1. ОТЧЕТ «ОСТАТКИ И ДОСТУПНОСТЬ ТОВАРОВ»

Отчет «Остатки и доступность товаров» (Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов) предназначен для анализа текущих запасов с учетом их доступности для продаж или производства. Он помогает ответить на ключевые вопросы: 

• Сколько товара доступно для продажи (отгрузки) из свободного остатка, чтобы оформить новый заказ или реализацию без заказа.
• Сколько доступно товара в будущем, чтобы принять новый заказ на будущую дату.
• Сколько зарезервировано товара на складах и сколько резерва на складе можно высвободить, чтобы отгрузить товар сейчас.

Отчет позволяет проанализировать:

1. Обособленные и необособленные резервы.
2. Остаток на складе и все количество, ожидаемое к поступлению по заказам.
3. Свободные остатки за вычетом резервов по заказам.
4. Резервы по заказам на складе и в остатках ожидаемых поступлений (с действием «Резервировать на складе» и «Резервировать по мере поступления»).
5. Излишки либо дефициты товаров с учетом заказов, которые не образуют резерв, но учитываются как потребность:

• заказы с действием «К обеспечению»
  
• заказы с действием «Резервировать по мере поступления» с датой отгрузки за     границей обеспечиваемого периода
• заказы с действием «Резервировать по мере поступления», не образующие резерв из-за отсутствия свободного остатка.

Особенности отчета:

Группа колонок Сейчас:

• В наличии - общее количество товаров в наличии на складе.
• Отгружается - количество товаров, запланированных к отгрузке по заказам (заказы в статусе «К выполнению» с действием «Отгрузить»).
• В резерве - количество товаров, зарезервированных на складе по заказам на отгрузку с действием «Резервировать по мере поступления», «Резервировать на складе» или по документам реализации товаров к предоплате.
• Доступно - количество товаров, свободное для продажи, равно общему количество товаров в наличии за вычетом количества в резерве на складе.

Группа колонок Ожидается:

• Поступит - общее количество товаров ожидаемых к поступлению на склад по заказам на поступление и накладным на поступление на ордерный склад.
• В резерве - количество товаров из ожидаемых поступлений, зарезервированных по заказам на отгрузку с действием «Резервировать по мере поступления».
• Доступно - количество товаров из ожидаемых поступлений не зарезервированное по заказам на отгрузку.

Группа колонок Всего:

• К обеспечению - количество товаров, потребность в которых зафиксирована заказами и не обеспечена складским запасом и ожидаемыми поступлениями. Если нет доступного остатка, в эту колонку попадают все заказы с действием «К обеспечению» + «Резервировать по мере поступления».
  
• Дефицит и Излишек – это рассчитываемые поля.
  

Излишек = В наличии + Поступит – [Все заказы, резервировать на складе, резервировать по мере поступления, К обеспечению] или как [Всего Доступно] - [Всего К обеспечению].
Дефицит = В наличии + Поступит – [Все заказы, резервировать на складе, резервировать по мере поступления, К обеспечению] или как [Всего Доступно] - [Всего К обеспечению].
Дефицит = - [Излишек].

Заказы на отгрузку с вариантом обеспечения «Не обеспечивать» не ограничивают доступность товаров и не отображаются в отчете.

2. ОТЧЕТ «ТОВАРНЫЙ КАЛЕНДАРЬ»

Отчет Товарный календарь (Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов) предназначен для менеджера по закупкам, менеджера по обеспечению потребностей для ответа на вопрос, сколько необходимо заказать товара для обеспечения ранее зафиксированных потребностей по заказам на отгрузку.

Отчет позволяет проанализировать информацию о текущих остатках товаров на складах, а также планируемых отгрузках и поступлениях товаров как просроченных, так и на конкретную дату поступления.

В отчет не попадают данные по заказам на отгрузку с действием «Не обеспечивать».

В отчете предусмотрено два режима отображения данных.

Флаг Сдвигать отгрузки с учетом обеспечения снят:

Запланированный расход товаров по заказам на отгрузку отображается на даты отгрузки, зафиксированные в заказах, независимо от того обеспечены эти отгрузки приходами или нет. Если в заказе не указана дата отгрузки, то такие данные отображаются на дату документа (заказа).

Флаг Сдвигать отгрузки с учетом обеспечения установлен:

Запланированный расход товаров по заказам на отгрузку отображается на даты обеспечения. Например, если заказ зарезервирован на складе, то расход отображается в графе Сегодня, если заказ обеспечен ожидаемым поступлением на определенную дату, то расход будет отображен в графе, относящейся к дате прихода товара.

Исключение составляют случаи, когда в заказе на отгрузку указана дата отгрузки, которая позже чем фактическая дата обеспечения. В этом случае расход будет отображен на дату отгрузки, зафиксированную в заказе. Необеспеченная запланированная отгрузка по заказу отображается в графе «Дата не определена».

Если заказ обеспечен складским запасом, но дата отгрузки заказа просрочена, то расход будет отображен в колонке «Просрочено». Также в колонке просрочено отображаются данные с просроченными датами поступления и отгрузки.

3. ОТЧЕТ «ОБОРАЧИВАЕМОСТЬ ЗАПАСОВ НА СКЛАДЕ»

Отчет Оборачиваемость запасов на складе (Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов) анализирует, как быстро товары продаются и заменяются на каждом складе, показывает скорость выбытия товаров, склады с низкой оборачиваемостью, текущие остатки и медленнодвижущиеся позиции, помогая оптимизировать запасы. 

Отчет поддерживает фильтрацию по складам и периодам, а также группировку по категориям товаров для детального анализа. В отчете указывается период, за который будет анализироваться оборачиваемость запасов.

Параметр Периодичность расчета следует устанавливать таким образом, чтобы он был меньше периода отчета. При периоде длительностью год, периодичность расчета рекомендуется ставить равной «Месяц». Самый точный расчет показателей будет при периодичности расчета равной «День», но при этом скорость расчета будет самой низкой.

В шапке отчета заполнение вида цены является обязательным. При формировании отчета по указанному виду цены рассчитываются сумма остатка на конец периода, сумма среднего остатка за период, сумма потребления (расхода) за период и сумма среднедневного потребления. Для расчета сумм по указанному виду цены должна быть зарегистрирована цена документом Установка цен номенклатуры

Основные показатели отчета:

• Нормативная оборачиваемость, дней - рассчитывается по параметрам обеспечения запасов, как отношение половины суммы максимального и страхового запасов к среднедневному потреблению.
• Отклонение оборачиваемости, % - превышение периода оборачиваемости относительно нормативной оборачиваемости.
• Период оборачиваемости, дней - рассчитывается как отношение количества дней в выбранном периоде к коэффициенту оборачиваемости.
• Коэффициент оборачиваемости - определяется как отношение расхода товара за период к средней величине остатков за период. Показатель по умолчанию скрыт, добавляется в расширенных настройках отчета.
• Остаток на конец периода - остаток на складе на конец периода, указанного в отчете.
• Средний остаток за период - рассчитывается как среднее значение остатка товара на складе. Количество контрольных точек для расчета зависит от периодичности, заданной в настройках отчета.
• Потребление за период - рассчитывается как совокупность всех расходов со склада за выбранный период. Для управления механизмом подсчета расходов за период в отчете предусмотрена возможность уменьшения суммы расхода на сумму движений по выбранным видам документов, с точностью до операции. При этом сумма движений берется по модулю, то есть не имеет значения, положительные они или отрицательные.
• Среднедневное потребление за период - рассчитывается как отношение расхода за период к количеству дней в периоде отчета.
• Уровень запасов - рассчитывается как отношение остатка к среднему расходу в день. Показывает за сколько дней уйдет товар.
• Количество дней в периоде - количество рабочих дней в периоде отчета в соответствии с графиком работы, указанным в карточке склада, или основным графиком работы предприятия. График работы определяет рабочие дни. Количество дней отображается в отчете, если в периоде отчета были расходы со склада. Если продажа была произведена в выходной день, то этот день добавляется к общему количеству дней в периоде. Показатель по умолчанию скрыт, добавляется в расширенных настройках отчета.

Чем меньше значение показателя Период оборачиваемости (дней), тем лучше товар оборачивается и соответственно быстрее происходит высвобождение оборотных средств. Для Коэффициента оборачиваемости зависимость обратная: чем он выше, тем лучше.

По умолчанию отчет формируется с установленным параметром Только товары поддерживаемого запасав в значении «Да», при котором из расчета исключаются товары с методом обеспечения потребностей «Заказ под заказ».

Параметр Только товары поддерживаемого запаса рекомендуется устанавливать в значении «Нет», если по факту запас товара на складе поддерживается, но в базе не используется в полном объеме управление запасами и товарные ограничения. При настройке в значении «Нет» в отчет также выводятся товары, для которых не заданы параметры поддержания запасов, то есть, нет данных в регистре «Товарные ограничения».

Для товаров, которые фактически поставляются под заказ, средний остаток товаров на складе равен нулю: привезли под заказ, тут же отгрузили клиенту. В таком случае коэффициент оборачиваемости как <расход> / <средний остаток> рассчитан не будет.

При расчете среднего остатка за период (колонка Средний остаток за период) используется средняя хронологическая остатков товаров на складах, что подразумевает анализ и подсчет дней, когда товары были на складах. Количество контрольных точек для расчета среднего остатка за период зависит от периодичности, заданной в настройках отчета.

4. ОТЧЕТ «ВЕДОМОСТЬ ПО ТОВАРАМ НА СКЛАДАХ» 

Проанализировать движения товаров в складском учете можно с использованием отчета Ведомость по товарам на складах (раздел Склад и доставка – Отчеты по складу). Отчет производит анализ количественного движения товаров на складах предприятия. Это один из основных отчетов, которые мы используем сразу с самого начала работы с программой.

Он обеспечивает контроль за наличием товаров и помогает в принятии решений по пополнению или перемещению запасов. Включает данные о кодах товаров, наименованиях, количестве и местоположении (ячейка, секция, ряд). Можно сделать фильтрацию по складам, группировку по товарным группам и сортировку по наименованиям. 

В таком типе отчетов всегда есть колонки «Начальный остаток 1С ERP», «Приход», «Расход» и «Конечный остаток». 

Так же мы можем детализировать отчет до регистратора. Наглядно можем посмотреть какими документами сформировано движение. 

Так же у этого отчета есть вариант, малоизвестный простому пользователю. Это отчет «Остатки товаров на складах». И у этого варианта есть очень полезные настройки. Его можно выбрать в вариантах отчета или в настройках раздела «Отчеты по складу», настроить его видимость в списке отчетов. 

Этот отчет позволяет сразу получить данные по остаткам по каждой позиции номенклатуры в разрезе складов. Такая функция полезна в тех компаниях, которые активно используют аналитику по складам, применяют в учете кладовые или при работе под заказ клиента или под гособоронзаказ.

5. ОТЧЕТ «ВЕДОМОСТЬ ПО ТОВАРАМ ОРГАНИЗАЦИЙ» 

Аналогично отражение операций движения товаров в финансовом учете организаций можно анализировать с использованием отчета Ведомость по товарам организаций (раздел Финансовый результат и контроллинг – Отчеты по финансовому результату). Отчет формируется по конкретной организации и складу. В отчете также можно настроить детализация до регистратора. 

6.  ОТЧЕТ «КОНТРОЛЬ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ТОВАРОДВИЖЕНИЯ»

Отражение операций в складском и финансовом учете могут быть разнесены во времени. Например, оформление документа Реализацию товаров и услуг, и, соответственно, отражение в финансовом учете организации, производится одним днем, а фактическая отгрузка со склада с ордерной схемой, а значит и отражение в складском учете, производится следующим днем. 

Однако после завершения такой операции она в любом случае должна быть отражена и в складском, и в финансовом учете. Для контроля полноты отражения операций в складском и финансовом учете в разделе Склад - Отчеты по складу есть отчет Контроль оформления документов товародвижения. Отчет представлен в нескольких вариантах.

Например, вариант Сводный контроль оформления документов товародвижения показывает в разрезе номенклатуры количество, по которому не совпадают оформленные документы в складском учете и финансовом учете. В настройках отчета можно установить детализацию до распоряжения на отгрузку.

В частности отчет позволяет отследить следующие случаи:

• была оформлена отгрузка, но не оформлена накладная
• была оформлена накладная, но не завершена отгрузка
  

Вариант отчета Контроль оформления документов товародвижения позволяет по каждой операции проверить количество, отраженное в складском и финансовом учете.

В графе Рекомендация по ссылке можно перейти в соответствующее рабочее место для оформления ордеров или накладных. Так по ссылке Оформите приобретение товаров и услуг" открывается рабочее место рабочее место Накладные к оформлению. В нем можно оформить Приобретение товаров и услуг или Акт о расхождениях после приемке, если при приемке товара выяснилось расхождение с финансовыми документами.

Для мерных товаров расхождение может быть связано с допустимой погрешностью измерения мерных товаров. Например, если в финансовых документах указано количество 10000 кг, а по факту при поступлении на склад поступило 10050 кг и это укладывается в согласованную с поставщиком допустимую погрешность, то на излишек можно не переоформлять финансовые документы, а отнести излишек на Прочие доходы.

В результате отработки акта с таким вариантом отражения расхождений будет создан документ оприходования излишков. Его можно создать текущей датой, даже если операция была совершена ранее. 

Рекомендации

1. Настройка аналитики
   Перед началом работы убедитесь, что в системе корректно настроены аналитические разрезы (склады, номенклатура, единицы измерения). Это обеспечит точность отчетов.
2. Регулярный аудит остатков
   Проводите инвентаризацию и сверяйте данные в 1С:ERP с фактическими остатками на складе. Для этого используйте документ "Инвентаризация товаров".
3. Автоматизация процессов
   Настройте автоматическое формирование отчетов и уведомлений о критических уровнях запасов (минимальный остаток, переизбыток).
4. Интеграция с внешними данными
   Если предприятие использует несколько систем, настройте обмен данными с 1С:ERP, чтобы избежать расхождений в учете.

Преимущества использования 1С:ERP для анализа запасов:

• Точность данных: благодаря централизованному учету минимизируются ошибки.
• Гибкость отчетов: пользователи могут настраивать отчеты под свои задачи.
• Прогнозирование: система позволяет строить прогнозы спроса и планировать запасы.

Заключение

Анализ остатков и движения запасов в 1С:ERP — это не только инструмент контроля, но и основа для принятия стратегических решений. Грамотное использование отчетов и аналитических возможностей системы помогает предприятию минимизировать издержки, улучшить оборачиваемость и повысить уровень сервиса для клиентов. Освоив функционал 1С:ERP, вы сможете вывести управление запасами на новый уровень эффективности.

АВТОР СТАТЬИ - Токарева Елена, аналитик компании Диалог ИТ. 

Статья была полезной?

Еще больше новостей в нашем Telegram-канале t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С    

Для того, чтобы купить, установить, настроить сервисы и программные продукты 1С, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 704-80-93 или напишите it@dialogit.ru