1С:Документооборот 3.0 — это мощная система автоматизации документооборота и делопроизводства, которая позволяет компаниям управлять задачами, бизнес-процессами, файлами и документами. Одним из ключевых инструментов системы являются комплексные процессы, позволяющие реализовать гибкие и многошаговые сценарии работы с документами и заданиями.

ЧТО ТАКОЕ КОМПЛЕКСНЫЙ ПРОЦЕСС?

Комплексный процесс — это совокупность связанных между собой этапов (или подчинённых процессов), выполняемых по определённому сценарию. Он позволяет объединить несколько бизнес-процессов и маршрутов в единую логическую схему, охватывая все стадии жизненного цикла документа или задачи.

Такая модель особенно полезна для:

• согласования документов с несколькими ветками и условиями;
• выполнения проектных или управленческих задач;
• автоматизации длительных процедур с большим количеством участников и условий.

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

1. Гибкое моделирование маршрутов. Можно использовать шаблоны процессов с условиями, циклами, параллельным и последовательным выполнением задач.
2. Поддержка вложенных процессов. Внутри одного комплексного процесса можно запускать дочерние процессы — согласование, ознакомление, подписание и др
3. Использование переменных и условий. Переменные позволяют сохранять данные между этапами, а условия — принимать решения по ветвлению процесса.
4. Автоматизация действий. Комплексные процессы могут автоматически:

- создавать документы;

- регистрировать входящие и исходящие письма;

- назначать задачи;

- отправлять уведомления.

5. Контроль и аналитика. Встроенные средства контроля позволяют отслеживать, на каком этапе находится выполнение, кто ответственный и сколько времени заняла каждая стадия.

Комплексный процесс состоит из набора заранее запланированных действий (типовых процессов), которые стартуют по заранее настроенному порядку и при определенных условиях.

В текущей версии шагами комплексного процесса могут стать:

• Исполнение;
• Ознакомление,
• Рассмотрение,
• Регистрация,
• Согласование,
• Утверждение/Подписание.

Комплексный процесс можно создать при помощи команды Отправить – Комплексный процесс (новый) на командной панели карточек следующих объектов:

• файла,
• контрагента,
• письма,
• проекта.

Все процессы в программе создаются по шаблонам. Комплексные процессы, как и другие, можно создать по шаблону По умолчанию (с последующей настройкой списка и порядка действий) или по заранее подготовленному шаблону.

1. НАСТРОЙКА КОМПЛЕКСНОГО ПРОЦЕССА В 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ 3.0

Комплексные процессы позволяют автоматизировать сложные бизнес-сценарии с участием разных сотрудников, документов и этапов. Маршруты в шаблонах комплексных процессов можно настроить с помощью схемы или списка действий. 

Схемы комплексных процессов 

Схема комплексного процесса — это визуальное представление маршрута, по которому будет двигаться ваш бизнес-процесс. В системе 1С это реализовано в виде графического редактора, где пользователь может создавать и соединять этапы (узлы), определяя логику работы.

Подготовка: определить сценарий

Перед настройкой в системе определите, что именно должен делать процесс:

• Какие этапы включает (например: согласование → подписание → регистрация).
• Кто участвует на каждом этапе.
• Какие документы или данные используются.
• Есть ли условия переходов (например: если «отказано» — вернуть на доработку).

 Создание шаблона комплексного процесса

1. Перейдите в НСИ > Процессы > Шаблоны процессов.
2. Нажмите Создать > Комплексный процесс.
3. При создании нового комплексного процесса или шаблона нужно выбрать вариант Схема

4. Укажите на вкладке «О шаблоне» наименование процесса, например - HR-процесс поиска и приема сотрудника, также заполняется рабочая группа шаблона. 

НАСТРОЙКА МАРШРУТА (БЛОК-СХЕМА)

В карточке процесса перейти на закладку Схема процесса и поочередно настроить каждое действие комплексного процесса. При необходимости добавить дополнительные элементы: действия, условия, разделения, слияния, вложенные процессы.

При размещении действия в схеме открывается помощник создания, следуя указаниям которого, можно ввести настройки. Можно использовать как шаблоны По умолчанию, так и настроенные самостоятельно.

Для добавления вложенных процессов предусмотрена кнопка .

Для настройки условия предусмотрена кнопка . При добавлении нового условия необходимо сначала связать его с нужными элементами и только после этого двойным кликом перейти к настройке. В противном случае список действий в настройке условия будет пуст.

Для разделения процесса на несколько параллельных ветвей предусмотрена кнопка Разделение. Для слияния –  Слияние. Элемент слияния ожидает выполнения всех входящих в него ветвей. При этом допускается использование вложенных разделений и слияний. Разделение допускается без слияния. А слияние без разделения – нет.

РАСЧЕТ СРОКОВ КОМПЛЕКСНЫХ ПРОЦЕССОВ СО СХЕМОЙ

В схемах комплексных процессов (и шаблонов комплексных процессов) рассчитываются и отображаются сроки исполнения.

В схемах процессов и шаблонов процессов сроки отображаются в описании действий процесса, просроченные действия выделяются красным цветом.

В шаблонах комплексных процессов автоматически рассчитываются относительные сроки. Точные сроки можно рассчитать вручную с помощью кнопки Рассчитать сроки.

При старте процесса программа автоматически рассчитывает и фиксирует точные сроки. После этого автоматических расчетов не ведется. Если в схему процесса вносятся изменения, то рассчитать новый срок можно только вручную с помощью кнопки Рассчитать сроки.

ПРОВЕРКА СХЕМЫ КОМПЛЕКСНОГО ПРОЦЕССА

Для проверки схемы комплексного процесса вручную в строке состояния карточки шаблона предусмотрена команда «Проверить».

По результатам проверки программа покажет доступность шаблона для создания процессов и подскажет, что нужно исправить.
Непроверенную схему маршрута можно сохранить и продолжить ее настройку позже.
При закрытии карточки шаблона комплексного процесса со схемой программа предложит выполнить проверку. От этой проверки можно отказаться.
Автоматическая проверка схемы будет выполнена при старте процесса.

РЕДАКТИРОВАНИЕ СХЕМЫ АКТИВНОГО ПРОЦЕССА

Схему запущенного комплексного процесса можно отредактировать. Для этого достаточно остановить процесс и внести изменения.

При этом можно прервать текущие действия и отметить позицию, с которой выполнение процесса будет возобновлено. Для этого в контекстном меню схемы предусмотрены команды Прервать действие и Текущая позиция.

Перед тем как продолжить такой процесс, рекомендуется повторно проверить правильность настроенной схемы.

Важно! Обратите внимание: если в схеме не будет элемента, отмеченного как Текущий, то процесс будет завершен.

СОВЕТЫ ПО ПРОЕКТИРОВАНИЮ СХЕМ

1. Продумайте логику заранее. Нарисуйте будущую схему на бумаге или в BPMN-редакторе. Это поможет понять все возможные ветвления и условия.
2. Минимизируйте вложенность. Старайтесь не злоупотреблять вложенными процессами — это усложняет отладку. Лучше использовать подзадачи только для повторяющихся блоков (например, «Согласование»).
3. Делайте понятные подписи. Названия заданий, условий и узлов должны быть однозначными и понятными всем участникам процесса.
4. Используйте переменные. Они позволяют передавать значения (документы, сотрудников, статусы) между этапами. Это делает схемы динамичными и универсальными.
5. Тестируйте на черновиках. Перед запуском «в продакшн» прогоните процесс на тестовых данных. Обратите внимание на циклы, условия и возвраты.

НАСТРОЙКА МАРШРУТА КОМПЛЕКСНОГО ПРОЦЕССА ПО ДЕЙСТВИЯМ

Маршруты в шаблонах комплексных процессов можно настроить с помощью списка действий. Для этого необходимо при создании нового комплексного процесса или шаблона выбрать вариант Таблица.

В карточке процесса ввести наименование и описание процесса и поочередно настроить каждое действие комплексного процесса. Список основных действий над комплексным процессом доступен в подменю Еще.

Комплексный процесс может состоять из неограниченного числа любых действий (процессов). Действия могут быть настроены как по шаблону, так и с нуля.

Перед тем как создавать новый комплексный процесс в программе, рекомендуется расписать возможные действия на бумаге или в BPMN-редакторе. Это поможет сэкономить время при создании и избежать неточности.

Для добавления нового действия на командной панели списка действий процесса предусмотрена кнопка Добавить действие.

Важно! Если в помощнике добавления действия был выбран шаблон с заполненными для старта полями, он будет сразу добавлен в список действий комплексного процесса. Чтобы отредактировать действие, необходимо открыть его карточку из списка действий комплексного процесса.

После составления списка действий необходимо выбрать порядок их выполнения. В поле Порядок доступны следующие варианты:

Все по очереди (действия будут выполняться последовательно);

• Все одновременно (действия будут выполняться параллельно);
• Смешанный (действия будут выполняться в указанном автором порядке).

Для смешанного порядка выполнения можно указать порядок действий (по умолчанию уже заполнен) и при необходимости условие, при котором начнется действие.

Для настройки порядка выполнения действий комплексного процесса необходимо открыть карточку порядка выполнения (двойным щелчком мыши из колонки Порядок выполнения), определить порядок выполнения действий, при необходимости указать условие, которое должно соблюдаться для выполнения настраиваемого действия. 

Важно! Порядок настраивается только для одного конкретного действия.

При настройке перехода после процессов Согласование, Регистрация, Утверждение, Приглашение можно указать, при каком результате следует осуществить переход:

При добавлении, изменении или удалении действий из списка, а также при изменении настроек порядка выполнения действий итоговый срок их выполнения автоматически пересчитывается.

При работе с уже запущенным комплексным процессом автор не может поменять общий порядок выполнения действий. Но при этом доступны добавление нового предмета, нового действия, изменение описания и наименования процесса, отставка/прерывание процесса.

Перед тем как стартовать комплексный процесс, необходимо проверить схему его выполнения. Для этого необходимо выполнить команду Схема процесса на панели навигации карточки процесса.

После старта комплексного процесса в схеме процесса можно:

• посмотреть маршрут процесса;
• узнать текущее состояние действий;
• посмотреть условие маршрутизации (если оно используется для определения порядка выполнения того или иного действия).

Текущее состояние действий помечено следующими цветами:

• зеленым цветом выделяются завершенные действия;
• черным цветом выделяются действия, которые в данный момент на исполнении;
• серым цветом обозначены действия, работа над которыми еще не начиналась.

Кроме того, при помощи подменю Печать можно распечатать схему документа и карточку процесса.

После запуска комплексного процесса исполнители получают задачи, аналогичные тем, которые они получают при запуске других процессов, например Согласование.

Посмотреть ход выполнения комплексного процесса можно на закладке Процессы и задачи и на вкладке Обработка в карточке процесса. 

Для удобства контроля выполнения комплексного процесса автор может назначить себя контролером (поле Контролер карточки процесса). Назначить контролером можно любого пользователя, у которого есть права для работы с процессами и задачами. Для контролера будет создана новая контрольная карточка

Заключение

Комплексные процессы в 1С:Документооборот 3.0 – это важный инструмент для оптимизации и автоматизации работы организаций. Правильное моделирование и настройка таких процессов помогает повысить эффективность, улучшить взаимодействие между сотрудниками и значительно сократить время на выполнение задач. В условиях современного бизнеса, где скорость и качество обслуживания становятся критически важными, внедрение комплексных процессов становится не просто желательным, а необходимым шагом.

АВТОР СТАТЬИ - Токарева Елена, аналитик Диалог ИТ. 

Статья была полезной?

Еще больше новостей в нашем Telegram-канале t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С    

Для того, чтобы купить, установить, настроить сервисы и программные продукты 1С, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 704-80-93 или напишите it@dialogit.ru